Conservazione sostitutiva, la normativa nel dettaglio

Archiviare e conservare documenti e fatture su supporti ottici è ora possibile, grazie al Decreto del 23 gennaio 2004 del MEF e la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione nº 11 del 19 febbraio 2004. L’esigenza di una gestione ragionata dei documenti informatici è qualcosa di cui si sentiva il bisogno già da tempo, ma l’obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha reso necessaria una normativa chiara che definisse il processo di conservazione elettronica. Ecco la normativa dettagliata che disciplina il procedimento di conservazione sostitutiva.

Conservazione sostitutiva

Si parte dal D.L. 10 giugno 1994 n. 357 Art. 7. Il decreto stabilisce la possibilità di conservare scritture e documenti contabili sotto forma di registrazioni e immagini, purché tali supporti possano essere trasformati in documenti leggibili in qualsiasi momento. Il D.L. 15 marzo 1997 n. 59, Art. 15 riconosce invece la validità dei documenti informatici, mentre per i criteri di archiviazione occorre aspettare il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513, che demanda comunque le regole tecniche all’AIPA (Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione).

Per la sostituzione dei documenti cartacei su supporti ottici arriviamo invece agli anni zero, con il D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Le regole tecniche rimangono ad appannaggio di AIPA. La rapida evoluzione della materia si verifica nel 2002, anno di svolta in ciò che concerne la firma elettronica. Con il D.L. 23 gennaio 2002 n. 10, il nostro paese si allinea alle politiche comunitarie dettate dalla direttiva 1999/93/CE.

Oltre al già citato Decreto del MEF del 23 gennaio 2004, è la Delibera CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 (Gazzetta Ufficiale del 9 marzo 2004 n.57) che suddivide i documenti in informatici e analogici. Finalmente si arriva alla conservazione su qualsiasi supporto, oltre a quelli laser, e si stabilisce l’importanza della marcatura temporale e della firma digitale.

La Norma UNI 11386:2010 è quella che definisce la struttura dell’insieme di dati che supportano la conservazione sostitutiva. La norma integra la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, definendo i cosiddetti file di chiusura – che individuano il codice di conservazione – e regola l’utilizzo del linguaggio XML.

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